Comptabilité

Pourquoi tenir une comptabilité ?

L'OCCE est une association; la loi du 1er juillet 1901 n' édicte aucune prescription en matière comptable, cependant, les statuts constituent la règle fondamentale des associations et celles-ci doivent en respecter les incidences comptables.

Selon les statuts habituellement retenus par une association: le trésorier rend compte de sa gestion et la soumet à l'Assemblée Générale ordinaire. Sa responsabilité et celle des dirigeants peuvent être engagée s'il n'est pas en mesure de présenter une gestion saine.

Autrement dit, les textes nous imposent de tenir une comptabilité de manière lisible pour éviter toute contestation et justifier d'une gestion saine. Dans ces conditions, quoi de plus normal que de se conformer à des normes clairement définies par la loi en matière de comptabilité...

Tenir une comptabilité répond à une obligation statutaire et légale.

Pour aller plus loin...

Celle que l'on connaît" : la comptabilité simple ou familiale, c'est à dire celle que chacun de nous tient à l'aide de son compte en banque avec l'enregistrement des recettes et des dépenses, soit sur une seule colonne avec des + et des - soit sur deux colonnes : recettes et dépenses.

Et "la vraie comptabilité" : que l'on appelle la comptabilité à partie double : comptabilité des entreprises et de la coopérative OCCE...

Désormais quand nous parlerons de comptabilité c'est de la deuxième dont il s'agira ...

La comptabilité obéit à des règles précises et fait appel à une terminologie spécifique, le piège pour le débutant réside dans le fait que le vocabulaire employé prendra un sens différent du sens courant, par exemple : les notions de débit et de crédit pourront au sens comptable, prendre un sens contraire du sens courant : un compte bancaire doit être débiteur pour être approvisionné ... Ceci s'explique de manière cohérente... encore faut-il avoir l'information ou plutôt la formation ...

La comptabilité à partie double permet :

  • de suivre les mouvements de trésorerie,
  • de connaître la ventilation des sommes qui entrent ou sortent ,
  • en fin d'exercice de déterminer un déficit ou un bénéfice,
  • de connaître la situation financière et "patrimoniale" au moment de l'établissement du bilan.

Le cahier de compta OCCE va nous permettre de tenir une comptabilité à partie double de manière simplifiée.

La comptabilité se divisera en deux parties :

  • la comptabilité générale qui va se résumer à l'enregistrement d'opérations codifiées, mécaniques qui ne demandent que rigueur et méthode.
  • l'établissement du bilan qui pour une entreprise fera entrer un grand nombre de paramètres et exigera de la part de l'expert comptable une grande expérience... rassurons nous au niveau de la coopérative OCCE le bilan sera très simplifié.

Ecritures comptables

Tenir la comptabilité va donc consister à passer des écritures comptables. Une écriture comptable, c'est la transformation des renseignements figurant dans un document, une facture par exemple , en langage comptable :

Une ligne d'écriture comptable , c'est donc:

  • une date,
  • un numéro de compte (une imputation ou ventilation),
  • un numéro de pièce (réf à la pièce justificative),
  • un libellé explicatif,
  • un montant au débit ou au crédit.
  • Une écriture comptable, c'est un ensemble constitué par deux "lignes" dont le total des débits est égal au total des crédits. On dit alors que l'écriture est équilibrée.

A notre niveau : on peut dire en simplifiant que dans notre cahier OCCE la première "ligne" est passée sur la page de gauche, la deuxième "ligne"sur la page de droite.

L'exercice comptable

Les opérations comptables seront enregistrées durant une période définie que l'on appelle l'exercice comptable. Pour notre coopérative l'exercice est de 12 mois du 1er septembre au 31 août.

Les comptes & le plan comptable

Les comptes : constituent l'unité de base de la comptabilité. Ici le mot compte a un sens plus général que celui de compte bancaire que nous lui connaissons. Les comptes servent à imputer une somme : exemple compte des activités éducatives, compte des subventions etc ...

L'ensemble des comptes constitue le plan comptable, document réglementaire strictement détaillé et codifié, le plan comptable OCCE est basé sur ce document mais volontairement simplifié.

Chaque compte est numéroté de manière précise, le premier chiffre permet de définir la catégorie ou classe et permet d'effectuer des regroupements de comptes , on distingue 7 classes :

  • classe 1 : (commence par 1) compte de capitaux
  • classe 2 : comptes d'immobilisations
  • classe 3 : comptes de stocks
  • classe 4 : comptes de tiers
  • classe 5 : comptes financiers
  • classe 6 : comptes de charge
  • classe 7 : comptes de produits

Pour la coop OCCE : nous utiliserons uniquement les comptes de classe 5,6 et 7 (et le compte 1, une seule fois dans l'année).

Dans votre cahier de comptabilité vous retrouverez ces comptes :

page de gauche les comptes financiers: 512 ou 514, 51..., 530 (le compte 51...va disparaître, il a été utilisé pour permettre la mutualisation)

page de droite comptes de produits commençant par 7 (exemple 708 produits des activités éducatives) et comptes de charges comptes commençant (par 6 exemple 607 achats de produits pour cession).

Cette limitation du nombre de comptes à un avantage. Elle réduit le nombre d'écritures donc de possibilité d'erreurs; un inconvénient, elle limite les possibilités d'analyse de votre gestion : vous disposerez de moins de détails : exemple le compte 61/62 charge des activités éducatives pourrait être éclaté en plusieurs comptes comme 624: transport, 613 : location (d'un chalet pour une classe verte ) ... Le logiciel permet cette finesse.

Passer une écriture comptable

Démarche générale pour passer une écriture comptable

(Nous y revenons en détail sur la page suivante du site : passer une écriture comptable)

  1. établir une pièce comptable : titre de recette ou titre de dépense affectée d'un numéro d'ordre : bordereau, justificatif, facture ... Plusieurs opérations peuvent être regroupées au sein d'une même pièce comptable lorsqu'elles ont un mode de réglement commun, par exemple plusieurs types d'achats payés par un seul chèque.
  2. mouvement sur un compte financier en 5 (caisse ou banque) en entrée ou en sortie
  3. contrepartie (ventilation): en compte 6... de charge pour une dépense ou en compte 7... de produit pour une recette
  4. Le problème du pointage des écritures : quand il s'agit d'un règlement ou d'un encaissement de banque, se pose le problème des délais d'encaissement ou de décaissement : par exemple, on vous remet un chèque pour régler une sortie vous pouvez soit :
    - passer l'écriture sur le cahier comptable (ou sur le logiciel) puis envoyer le chèque, dans ce cas vous n'aurez pas le même chiffre sur votre cahier de comptabilité et sur votre dernier relevé de compte. Si vous multipliez les opérations vous aurez donc un décalage quasi permanent entre le livre comptable et le relevé de banque : il conviendra alors de pointer systématiquement au fur et à mesure de l'arrivée des relevés pour vérifier si un chèque ne s'est pas perdu ou s'il n'y a pas d'erreur de la banque (chose rare mais possible) ou d'erreur de votre part (par exemple, un mauvais montant reporté sur le cahier de compta) ce qui entraînera des problèmes au moment de la rédaction du bilan... Sachez que cette méthode est la vraie méthode comptable
    - autre possibilité : vous passez votre écriture à réception du relevé de banque dans ce cas vous avez toujours correspondance entre le solde de votre cahier et celui du relevé. Au moment de la saisie pointez aussi directement votre chéquier. Nous vous conseillons cette méthode qui est moins "comptable" mais qui est plus sûre pour vous, et plus simple.

Vous saisirez vos écritures de caisse sur le cahier (ou sur le logiciel) en même temps que celles des chèques.

Pour la caisse: joignez toujours dans votre caisse une fiche bristol ou un petit carnet sur lequel vous inscrirez TOUTES les opérations que vous ferez sans oublier la date, l'objet et le montant... La mémoire joue de sales tours...et on perd beaucoup de temps après.

Nous étudierons plus loin dans le cadre de situations pratiques comment procéder au pointage des écritures.

En guise de conclusion : Tenir une comptabilité exige : rigueur - méthode - régularité

Le CRF (Compte-Rendu Financier) annuel

Le CRF (Compte-Rendu Financier) certains disent parfois bilan financier :

A la clôture de l'exercice, c'est à dire pour nous à la fin de l'année scolaire (au 31 août) la coopérative établit son CRF. (2 documents adressés en juin par l'AD92 que vous pouvez aussi télécharger sur le site:celui à conserver 10 ans dans l'établissement et celui à retourner au siège)

Cela suppose que vous avez pris vos précautions :

  1. pour que les comptabilités de tous les cahiers de classes soient intégrés et les soldes (argent rendu par les mandataires de classe) aussi,
  2. pour que tous les chèques de paiement ou d'encaissement soient envoyés début juillet avant de quitter l'école.

Si des opérations arrivent au-delà du 31 août, elles apparaîtront sur l'exercice suivant.

Dans le CRF, il faut distinguer deux parties :

  • D'une part le compte de résultat (ou de fonctionnement) de l'exercice de l'année qui est le film de l'activité de la coopérative ou du foyer durant lannée. (Ce que vous avez dépensé en regard de ce que vous avez reçu...il apparaîtra alors un déficit ou un excédent).
  • et d'autre part le bilan qui est la photographie de la coopérative en fin d'exercice. L'Actif, c'est-à-dire le total des sommes que vous avez en trésorerie (banque + caisse) doit être égal au Passif, c'est-à-dire à ce que vous aviez en début d'année (le report à nouveau du précédent bilan) augmenté de l'excédent ou diminué du déficit de l'exercice.

Logiciel Compta Coop 3

Nous assurons son suivi mais nous ne le distribuons plus au profit de Compta Coop Web bien plus pratique... Contacter le siège.

Nous conservons toutefois ce lien qui explique clic après clic la saisie d'une pièce sous Compt Coop3

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