Intégration des comptes de classes

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En fin d'exercice comptable, à la rentrée suivante dans la plupart des cas, vous devez intégrer les comptes des cahiers de classes. Rappelons que le modèle OCCE et obligatoire et que le modèle ancien (un cahier de classe avec recettes et dépenses et facturettes collées) n'est plus autorisé.

Le CRF (Compte-Rendu Financier) ne peut être rempli qu'après intégration des comptes de classes (ou de clubs)

Conseil

Pour faciliter la saisie nous vous conseillons de regrouper toutes les dépenses des coops de classes en charges éducatives (618) et d'interdire aux classes de percevoir de l'argent à l'exception du versement de la régie d'avance qui a déjà été prise en compte en mouvement interne sur votre cahier ou sur votre logiciel. Votre saisie en fin d'année sera grandement facilitée.

Avant et impérativement...

  1. Les cahiers de classes (ou de clubs) doivent être soldés, c'est-à-dire remis à zéro à la fin de chaque année. Ce sont les Mandataires des classes (ou des clubs) qui doivent faire ce travail. Ils vous remettront le plus souvent un chèque de solde (ou des espèces) car il est peu probable que les dépenses équilibrent exactement les recettes.
  2. Il est indispensable que vous vérifiiez les cahiers avec les mandataires des classes ou des clubs. Vous devez le faire avant que les collègues ne quittent l'école pour les vacances ou définitivement...
  3. Dans le cas où une coop (ou un club) serait déficitaire il conviendra, avant de solder les comptes, de verser une dernière régie d'avance du montant du déficit. Le solde sera alors à zéro.

Intégration sur le grand cahier

  1. Sur le cahier de classe, vérifiez bien, avant de commencer l'intégration, que les régies versées à la classe (ou au club) correspondent à celles que vous avez écrites en régie(s) d'avance par virements internes (colonne 5).
  2. Vérifiez aussi que les sommes que la classe (ou le club) a éventuellement reversées en cours d'année à la coop centrale apparaissent bien en colonne 4 .
  3. Le chèque de solde (ou les espèces) encaissé sera noté dans la colonne 4 du grand cahier.
  4. Ne ventilez pas le solde noté en colonne 4 mais n'oubliez pas de l'écrire en entrée... (colonne 6 ou 9).
  5. Les totaux des colonnes de ventilation (comptes de produits et de charges) des cahiers de classe seront reportés dans les colonnes correspondantes du grand cahier.
  6. Suivez cette procédure pour chaque cahier.
  7. Regarder l'exemple sur le guide page 52. Attention une correction de cette page a été faite sur le guide du site. Elle peut s'imprimer facilement. Vous pouvez aussi apporter la correction manuellement.

Intégration sur le logiciel Compta Coop 3

  1. Avant la première intégration il est indispensable de faire une sauvegarde afin de revenir facilement en arrière si nécessaire.
  2. Pour intégrer les comptabilités des classes (ou de clubs) il faut cliquer sur "saisie" et rechercher dans "classe" (ou club) puis sur "intégration des comptes..".
  3. En rouge apparaît le total des régies versées - éventuellement diminué des reversements effectués en cours d'année.
  4. Vérifiez sur le cahier de classe (ou de club) que les sommes correspondent.
  5. Renseignez ensuite les produits (rares) et les charges (essentiellement en 618).
  6. La ligne rouge indiquera alors le montant du solde que doit reverser la classe (ou le club).
  7. Pour saisir le reversement de soldes, cliquez sur "saisie" puis "classe" et enfin sur "solde des comptes de classes". Attention à bien choisir le compte d'encaissement: banque ou caisse.
  8. Si la somme est reversée en espèces le compte sera alors tout de suite à zéro. si elle est versée en chèque vous ne la noterez qu'à la réception du relevé. Souvent en septembre...).
  9. Lorsque tous les comptes auront été soldés (tous à 0.00€) vous pourrez lancer la clôture des comptes. Pas avant car le logiciel refusera...

Nota: Si vous n'utilisez pas encore les cahiers de classes (ou de clubs) vous ventilerez toutes les dépenses en comptes 618 (charges des activités éducatives) et tous les éventuels produits dans la colonne 708 (produits des activités éducatives).

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