Saisir une écriture sur ComptaCoopWEB

Vous trouverez dans cet onglet des informations concernant les pièces justificatives, la saisie des pièces comptables (recette, dépense) et leurs ventilations (cotisation et assurance), et l'utilisation de l'onglet PROJETS sur ComptaCoopWEB.

Les pièces justificatives

Vous devez garder dans un classeur, un cahier grand format ou un lutin toutes les pièces justificatives des dépenses et des recettes de la coopérative scolaire ou du FSE. Celles-ci doivent être classées par numéros. Les numéros sont attribués par le logiciel ComptaCoopWEB.

Rappel : sur ComptaCoopWEB les premières pièces comptables en gris correspondent à votre à nouveau financier (compte bancaire + caisse), c'est-à-dire votre point de départ en début d'année, et à votre à nouveau matériel (le gros matériel que vous avez acheté les années précédentes avec l'argent de la coopérative, par exemple : une plastifieuse, un vidéoprojecteur, etc.).

Dans un autre classeur, gardez tous les relevés de compte de la BRED de l'année scolaire. Ceux-ci doivent se suivre par ordre numéraire. Si vous constatez qu'il vous manque un relevé, contactez votre agence de rattachement par mail afin qu'il vous l'envoie au plus vite.

Saisir une nouvelle recette

Pour saisir une nouvelle recette, cliquez sur l'onglet PIECES COMPTABLES.

Cliquez ensuite dans l'encadré bleu à gauche sur NOUVELLE RECETTE.

Le logiciel ouvre une nouvelle fenêtre (cf l'image).

  • Nommez la pièce le plus précisément possible. Par exemple : Participation des familles Classe de CP A- premier appel de dons.
  • Ensuite, indiquez la date à laquelle le dépôt de recette a été fait (si c'est un dépôt fait sur le compte bancaire) ou la date à laquelle le recueil de recette a été fait (si vous gardez les espèces sur le compte caisse).
  • Sélectionnez le compte caisse (si vous souhaitez garder les espèces) ou le compte bancaire : sélectionnez ensuite bordereau (si vous avez déposez plusieurs chèques sur le compte bancaire), virement (si vous avez reçu de l'argent de la part de l'OCCE 92 ou de la mairie ou de la DSDEN). Sélectionnez chèque si vous ne recevez qu'un seul chèque et que vous déposez uniquement ce chèque sur le compte bancaire.
  • Indiquez le numéro du bordereau, du chèque ou du virement si cela concerne le compte bancaire.
  • Précisez le montant de la recette.
  • Le numéro de pièce comptable est attribué par le logiciel, vous ne pourrez pas le modifier. Il faudra le reporter sur vos pièces justificatives.

Compte de produit concerné :

C'est ce que nous appelons les ventilations. Vous en avez plusieurs (pour plus de détails consulter le document Comptabilité : ventilations ci-contre) :

  • vente de produits pour cession
  • produit des activités éducatives
  • subvention d'état ou de collectivité
  • contributions financières plateforme participative
  • contributions financières d'autres organismes
  • participation volontaire des familles
  • produits exceptionnels

Sélectionnez le bon compte de produit, indiquez à nouveau le montant total de la recette puis cliquez sur VALIDER ou VALIDER ET IMPRIMER LA PIECE.

Saisir une nouvelle dépense

Pour saisir une nouvelle recette, cliquez sur l'onglet PIECES COMPTABLES.

Cliquez ensuite dans l'encadré bleu à gauche sur NOUVELLE DEPENSE.

Le logiciel ouvre une nouvelle fenêtre (cf l'image).

  • Nommez la pièce le plus précisément possible. Par exemple : sortie au zoo Classe de CP A.
  • Ensuite, indiquez la date à laquelle la dépense a été faite.
  • Sélectionnez le compte caisse si vous régler en espèces, ou le compte bancaire si vous faites un règlement par chèque.
  • Indiquez le numéro du chèque si cela concerne le compte bancaire.
  • Précisez le montant de la dépense.
  • Le numéro de pièce comptable est attribué par le logiciel, vous ne pourrez pas le modifier. Il faudra le reporter sur vos pièces justificatives.

Compte de charge concerné :

C'est ce que nous appelons les ventilations. Vous en avez plusieurs (pour plus de détails consulter le document Comptabilité : ventilations ci-contre) :

  • achat de produits pour cessions
  • assurance versée pour la coopérative (MAE)
  • charges des activités éducatives
  • services bancaires et assimilés
  • cotisation OCCE
  • charges exceptionnelles
  • achats de biens durables

Sélectionnez le bon compte de charge, indiquez à nouveau le montant total de la dépense puis cliquez sur VALIDER ou VALIDER ET IMPRIMER LA PIECE.

Cotisation OCCE 92 et assurance MAE

Tous les ans, vous remplissez une fiche d'affiliation pour payer la cotisation annuelle et l'assurance MAE qui couvre les espèces, les chèques, les activités organisées par la coopérative scolaire (sortie, séjour, kermesse, loto) et les adhérents (tous les élèves, tous les enseignants et s'ils le souhaitent les ATSEM, AVS, EVS). Pour plus d'informations consultez l'onglet ASSURANCE.

Dès que nous recevons votre fiche d'affiliation complétée, nous vous retournons par mail un document de 4 pages qui regroupe plusieurs pièces : un courrier, une attestation d'affiliation, une attestation d'assurance, une note de débit.

Comment saisir cette dépense sur le logiciel ComptaCoopWEB ?

  • cliquez sur NOUVELLE DEPENSE
  • complétez les informations (objet, date, compte bancaire, prélèvement, numéro 0000, montant)
  • puis dans l'encadré compte de charge concerné sélectionnez "Cotisation versée à l'OCCE", indiquez le montant de la cotisation, et cliquez sur le bouton bleu AJOUTER UNE LIGNE, sélectionnez "Assurance versée pour la coopérative", et indiquez le montant de l'assurance.
  • vous pouvez ensuite cliquez soit sur VALIDER soit sur VALIDER ET IMPRIMER LA PIECE.

En faisant cela, vous ferez une double ventilation. Cela nous permettra en fin d'année scolaire, au moment de la réception de vos documents de clôture, de vérifier que votre bilan comptable est juste.

Projets

Sur ComptaCoopWEB, vous avez la possibilité de créer des projets : photos de classe, vente de chocolats, classe poney, projet cirque, etc.

Cet onglet vous permette d'avoir une vision d'ensemble des recettes et des dépenses liés à ces projets. Cela est utile pour les réunions avec les parents d'élèves ou en conseil des maîtres. De plus, vous avez la possibilité de faire un comparatif sur plusieurs années (cf l'image).

Comment créer un projet sur ComptaCoopWEB ?

Cliquez sur l'onglet PROJET, puis sur "Nouveau projet", nommez votre projet et validez-le. Lorsque vous saisirez vos recettes et vos dépenses vous aurez la possibilité de sélectionner le projet créé dans l'encadré COMPTE DE CHARGE CONCERNE ou COMPTE DE PRODUIT CONCERNE.

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